Comment choisir un scanner pour vos besoins d’affaires uniques

Certains scanners sont des appareils avec des fonctionnalités existantes tandis que d’autres offrent des options supplémentaires. Découvrez comment choisir un scanner pour vos besoins professionnels uniques.

Tenir compte des prix

Les services de numérisation de documents et les machines varient beaucoup en fonction de la taille du projet. Le coût moyen des logiciels pour scanner  varie également en fonction de vos besoins spécifiques. Gardez à l’esprit qu’il ne s’agit que d’un logiciel et qu’il peut ne pas inclure le matériel. De nombreuses entreprises offrent des forfaits d’abonnement. De tels modèles de tarification par projet permettent à une entreprise d’être flexible dans la gestion des coûts de documentation.

En plus de ces coûts, vous devez également tenir compte du temps qu’il faudra au fournisseur pour installer le système. L’installation peut nécessiter des frais supplémentaires. N’oubliez pas de penser à ce que vous devez payer pour former votre administrateur et vos utilisateurs. En plus de cela, vous devrez peut-être payer pour l’infrastructure informatique et d’autres coûts de maintenance informatique.

Bureaux de service

Un bureau de service offre les services de votre entreprise moyennant des frais. Il s’agit généralement d’un service technologique, mais dans le monde de l’imagerie, il s’agit de numériser des documents et d’entrer leurs données. En général, les bureaux de service numérisent un document et le présentent à un opérateur de saisie de données qui saisit l’information dans la base de données du client.

Vérifier la sécurité des données

Certains appareils ou services de balayage peuvent ne pas être entièrement sûrs. Une fois que vous numérisez et transférez les données sur votre ordinateur, les données numérisées ne sont pas cryptées, ce qui rend vos données vulnérables.

Certaines entreprises offrent le cryptage des données, donc si vos documents sont piratés. Et personne ne peut lire vos fichiers sensibles.

Il doit s’intégrer à votre système de facturation

Aujourd’hui, les factures sont essentiellement électroniques. Ainsi, les factures peuvent être approuvées en ligne. Ensuite, le représentant de l’entreprise facture le client et l’enregistre dans le système, ce qui rend tout plus efficace. Toutefois, de nombreuses entreprises émettent encore des factures manuelles ou sur papier. Dans ce cas, votre personnel doit saisir manuellement ces données dans votre système. Le processus prend beaucoup de temps et laisse la place à l’erreur.

Mais que se passe-t-il si le scanner de votre choix est relié à votre logiciel global de facturation ? Résolvez ce problème en choisissant un scanner qui s’intègre à votre logiciel de facturation.

  • Efficacité accrue en l’absence de saisie manuelle
  • Moins d’occurrences d’erreurs
  • Amélioration de l’expérience de facturation pour le client
  • Réduction des coûts d’utilisation du papier
  • Analyse informatisée de toutes vos factures
  • Aperçu financier en temps réel de vos factures
  • Réalisez les avantages d’un scanner

Toute organisation qui traite des factures et une multitude d’autres documents peut bénéficier d’un scanner. Cette technologie de traitement vous évite de perdre des données à cause d’un incendie, d’une inondation ou d’un ouragan. Toutes vos informations sont conservées en ligne sur un serveur et deviennent accessibles par d’autres personnes de votre organisation, même si elles ne se trouvent pas au même endroit.

Considérez les capacités de traitement des factures. Il vous suffit de configurer votre système et de commencer le traitement.

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